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Verfahrensdokumentation, eine Pflichtübung

Bei der gesetzeskonformen Aufbewahrung von Dokumenten in digitaler Form fordert das Finanzministerium nicht nur ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System, sondern auch dessen korrekten und nachvollziehbaren Einsatz. Dieser Einsatz ist dann in Form einer Verfahrensdokumentation zu definieren und exakt zu dokumentieren. Selbst Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet.

Neuer Call-to-Action (CTA)

Im Rahmen der „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) sowie der seit Ende 2014 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen. Für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig vom Steuerrecht, weitere Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so z. B. für die Pharmaindustrie gemäß FDA Part 11, GMP (Good Manufacturing Practice, gute Herstellungspraxis) und GLP (Gute Laborpraxis).

Verfahrensdokumentation nach GoDB

Mit einer Verfahrensdokumentation nach GoDB (letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) ist die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Dokumente gemeint. Sie hat stets den in der Praxis eingesetzten Versionen der Hard- und Software zu entsprechen; umgekehrt müssen die Inhalte dieser Dokumentation in der Unternehmenspraxis genauso „gelebt werden“.

Ein GoBD-zertifiziertes DMS wie DocuWare liefert zwar einen großen Beitrag dazu, Dokumente rechtskonform zu verarbeiten, ist aber nur die halbe Miete. Ebenso entscheidend ist die zugehörige Verfahrensdokumentation, die alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben muss. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom

  • Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
  • Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
  • Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Wozu dient die Verfahrensdokumentation?

Praktische Tipps für das Erstellen einer solchen Verfahrensdokumentation liefert die 2015 veröffentlichte Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Auch die AWV hat als Anleitung und Hilfestellung beim Erstellen der individuellen Verfahrensdokumentation eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage veröffentlicht.

Wichtig: Zur allgemeinen Beschreibung, zur Anwenderdokumentation, zur technischen Systemdokumentation und zur Betriebsdokumentation kommt also die Verfahrensdokumentation hinzu. Die muss vor allem verständlich – und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar – sein. Alle Änderungen am System oder am Verfahren müssen hier lückenlos dokumentiert sein. Dazu muss auch diese Verfahrensdokumentation versioniert werden und mit Änderungshistorie bereitstehen.

Kein Patentrezept wegen individueller Prozesse

Die Musterverfahrensdokumentationen können nur als Vorlage dienen, um unternehmens- und branchenspezifische Angaben zu dokumentieren. Denn diese Prozesse sind immer sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang der Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Prozessdokumentation gibt es daher leider nicht.

Mit der Verfahrensdokumentation wird nachgewiesen, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Verfahrensdokumentation besteht aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Manchmal ist weniger mehr

Die GoBD sagen leider nichts dazu, wie umfangreich die Verfahrensdokumentation sein muss. Größere Unternehmer sollten sich an offiziellen Vorlagen orientieren, um nichts zu vergessen. Für kleinere Mittelständler und Selbstständige erscheint das oft überdimensioniert. Weniger kann manchmal mehr sein. Doch die Frage ist: Wo darf man Abstriche machen? Womit ist der Betriebsprüfer einverstanden und was geht nicht?

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2017 gelten und () zuletzt im Novenber 2019 aktualisiert wurden, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • im Original,
  • unverlier- und unveränderbar,
  • jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • und nicht zuletzt maschinell auswertbar.

Das geht also weit über die schlichte Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. All das hat die Verfahrensdokumentation nach GoBD exakt zu beschreiben.

Revisionssicherheit erfordert sichere Abläufe

Mit Revisionssicherheit beim DMS-Einsatz meint der Gesetzgeber das gesamte Verfahren der Archivierung von Dokumenten – also nicht nur die einzelnen Hardware- und Software-Bestandteile, sondern auch deren Zusammenspiel und ihre Nutzung. Revisionssicherheit setzt sichere Abläufe, eine angemessene Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, den sicheren DMS-Betrieb und last not least die exakte Prozessdokumentation voraus, die alle Vorgänge im System und alle Änderungen daran nachvollziehbar macht.

Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD zum Beispiel dediziert die Dokumentation für die geordnete und sichere Belegablage und die Umwandlung von Akten und anderen Papierdokumenten in elektronische Dokumente. Unter Berücksichtigung der jetzt gestatteten Möglichkeit, Belege per Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) ihre Muster-Verfahrensdokumentation überarbeitet, die hier kostenlos erhältlich ist.

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Die „Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ (Version: 2.0; Stand: 29.11.2019) zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inklusive Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Sie beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen. Dabei gilt die Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit.

BStBK und DStV beschreiben darin u. a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung. Sie geben Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software, wie zum Beispiel die . Das digitale Belegabbild soll zukünftig den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. So sind keine originalen Papierbelege mehr notwendig, um die Aufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen.

Verfahrensdokumentation Buchhaltung

Wichtig für die Verfahrensdokumentation Buchhaltung ist demnach nicht nur der Punkt, wie die eingehenden Dokumente und Belege erfasst werden. Hier ist zwischen Papierbelegen und digitalen Dokumenten wie zum Beispiel E-Mails zu unterscheiden. Vor allem sind die Hilfsmittel zu benennen, die für die Erfassung eingesetzt werden, z. B. Scanner, Eingangsordner, Ablagekasten und Smartphone.
Genauso wichtig für die Dokumentation der Buchhaltung ist die Antwort auf die Frage: Wie erfolgt die weitere Verarbeitung? Hier sind insbesondere folgende Arbeitsschritte im Detail zu beschreiben:

  • Indizierung bzw. Vergabe von Ordnungsnummern
  • Ausdruck
  • Abspeichern
  • eventuell ersetzendes Scannen
  • Archivierung

Auch hier muss zwischen Papier- und Digitalbelegen differenziert werden. Wie ist die Papierablage organisiert – und wo werden die digitalen Belege abgespeichert (inhouse oder in der Cloud)?
Ordnungssystem und Ort der Aufbewahrung beschreiben.

Darüber hinaus ist auch das Ordnungssystem zu beschreiben und der Ort der Aufbewahrung (Archivraum, abgeschlossener Schrank, Server, Rechenzentrum, Cloud) zu nennen. In die Verfahrensdokumentation Buchhaltung gehören außerdem die Beschreibung, wie dieser Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt ist. Es muss dokumentiert werden, wie, wann, wie oft, auf welchem Medium die dort abgelegten Dokumente gesichert werden und wie dafür gesorgt wird, dass die Dokumente nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Länger als erlaubt sollten sie jedoch auch nicht archiviert sein.

Fragen Sie einen Experten

Wer Vertrauen in die eigenen Abläufe hat, kann die Antworten auf diese Fragen vielleicht selbst formulieren. Zu empfehlen ist jedoch, im Vorfeld oder zumindest beim Erstellen der Verfahrensdokumentation den Steuerberater oder andere Experten zu Rate zu ziehen. Und sei es nur, um auf der sicheren Seite zu sein und bei einer Betriebsprüfung böse Überraschungen zu vermeiden – zumindest bei der Verfahrensdokumentation. Denn der Betriebsprüfer kann prinzipiell von jedem Steuerpflichtigen gemäß §§ 193-207 Abgabenordnung (AO) die Verfahrensdokumentation verlangen. Beliebt sind die Fragen: „Wie scannen Sie Papierrechnungen und wie sind die Daten bei Ihnen gesichert?“ Oder: „Kann ich bitte Ihre Verfahrensdokumentation für den Umgang mit elektronischen Rechnungen sehen?“

Wer im Fall der Fälle eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD parat hat, ist sofort aus dem Schneider und muss keine Schätzung befürchten. Denn Schätzungen durch das Finanzamt sind selten unternehmerfreundlich. Die Beachtung der GoBD und die Möglichkeit einer Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck helfen dabei, ein Unternehmen prüfungssicher zu machen.

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Fotoquelle Titelbild: © domoskanonos, stock.adobe.com

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