„Endlich Dokumente einfach ablegen und schnell wiederfinden, jederzeit und von überall aus darauf zugreifen – und das alles automatisch und revisionssicher archiviert: Das wäre wirklich ideal!“ Viele Unternehmen wünschen sich die Vorteile, die ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit sich bringt. Doch wie gelingt der Einstieg am besten? In diesem Beitrag führen wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und weisen Sie auch auf die typischen Stolpersteine hin – für einen reibungslosen Start in die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements.
Übersicht:
- Schritt 1: Ist-Analyse durchführen und Ziele formulieren
- Schritt 2: Konzeptentwicklung
- Schritt 3: Auswahl des passenden DMS
- Schritt 4: Projektplanung und -organisation
- Schritt 5: Implementierung des DMS
- Schritt 6: Schulung und Change-Management
- Schritt 7: Testphase und Qualitätssicherung
- Schritt 8: Rollout und Integration in den Regelbetrieb
- Schritt 9: Kontinuierliche Optimierung
- Fazit
Schritt 1: Ist-Analyse durchführen und Ziele formulieren
Bevor Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten DMS machen, ist es zunächst wichtig, dass Sie Ihre Ausgangssituation kennen. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, wie Dokumente aktuell verarbeitet, abgelegt und gesucht werden. Analysieren Sie bestehende Prozesse und Dokumentenflüsse, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu erkennen.
Mit dieser Ist-Analyse können Sie konkret Erwartungen und Anforderungen an das künftige DMS formulieren und die wichtigsten Ziele priorisieren. Halten Sie dafür messbare Erfolgskriterien fest, damit nach der Einführung auch der Nutzen des neuen Systems nachweisbar ist. Eines dieser Kriterien könnte beispielsweise die durchschnittliche Suchzeit pro Dokument sein und das dazugehörige Ziel, diese Zeit von fünf Minuten auf 30 Sekunden zu reduzieren.
Achtung Stolperstein: vage oder unrealistische Ziele
Unser Tipp: Nutzen Sie die SMART-Methode und formulieren Sie Ihre Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Anstatt „Wir wollen effizienter werden“ setzen Sie sich also das Ziel „Die Dokumentensuche soll innerhalb von sechs Monaten 50 Prozent weniger Zeit in Anspruch nehmen“. So schaffen Sie eine verbindliche Grundlage für die spätere Erfolgskontrolle.
Schritt 2: Konzeptentwicklung
Ein durchdachtes Konzept ist das Fundament für eine erfolgreiche DMS-Einführung. Beschäftigen Sie sich daher zunächst mit den funktionalen und technischen Parametern: Welche Funktionen benötigen Sie und Ihr Team genau? Mit welchen anderen Systemen – beispielsweise Ihrer ERP- oder CRM-Lösung – soll das DMS kompatibel sein? Möchten Sie moderne KI-basierte Technologien wie Intelligent Dokument Processing (IDP) verwenden, um die Effizienz Ihrer Dokumentenverarbeitung zu steigern oder Workflows zu automatisieren?
Weitere wichtige Faktoren sind die frühzeitige Einbindung des DMS in Ihre IT-Landschaft, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, sowie zentrale Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien: Wer darf auf welche Dokumente zugreifen und wie wird die Revisionssicherheit gewährleistet? Wenn Sie Fragen wie diese im Vorfeld klären, kann auch Ihr DMS das volle Potenzial entfalten.
Achtung Stolperstein: unklare Anforderungen und mangelnde Compliance
Blicken Sie über den Tellerrand: Erstellen Sie den detaillierten DMS-Anforderungskatalog am besten in enger Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung, den Datenschutzbeauftragten und auch den späteren Endusern. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben frühzeitig berücksichtigt werden und das DMS optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Schritt 3: Auswahl des passenden DMS
Auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse sollten Sie eines nicht vergessen: Es gibt zahlreiche Anbieter und unterschiedlichste Lösungen am Markt – von klassischen On-Premises-Systemen bis hin zu modernen Cloud-Lösungen. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick und vergleichen Sie die verschiedenen Angebote hinsichtlich Funktionsumfang, Skalierbarkeit und Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur.
Überlegen Sie sorgfältig, welches Modell – Cloud oder On-Premise – besser zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Holen Sie gezielt Beratung und Angebote ein und stellen Sie den DMS-Anbietern spezifische Fragen hinsichtlich Integrationsmöglichkeiten, Support-Leistungen, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit. So können Sie fundiert entscheiden, welche Lösung Ihre Anforderungen optimal abdeckt sowie langfristig Aufwand und Kosten reduzieren.
Achtung Stolperstein: Fokus auf Preis und Werbeversprechen
Nutzen Sie die Möglichkeit, Demos zu buchen. So erhalten Sie einen realistischen Eindruck von Bedienbarkeit, Funktionsumfang und Gebrauch in der Praxis. Vergleichen Sie dabei nicht nur die Kosten der jeweiligen Lösung, sondern vor allem auch den langfristigen Nutzen und die Flexibilität des Systems.
Schritt 4: Projektplanung und -organisation
Eine sorgfältige Projektplanung ist das A und O für eine reibungslose DMS-Einführung. Stellen Sie frühzeitig ein Projektteam auf, in dem alle relevanten Rollen und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind – beispielsweise übernimmt die IT-Abteilung die technische Umsetzung, während das HR-Team für die Organisation von Schulungen zuständig ist. Erstellen Sie zudem einen realistischen Zeit- und Budgetplan, der alle Kostenfaktoren wie Lizenzen, Support und Implementierung abdeckt.
Ebenso wichtig ist eine durchdachte Kommunikations- und Change-Management-Strategie: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und umfassend über das neue System, um Akzeptanz zu schaffen und mögliche Unsicherheiten abzubauen. So sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und das Projekt planmäßig vorwärts geht.
Achtung Stolperstein: fehlende Einbindung der Fachabteilungen
Setzen Sie auf ein interdisziplinäres Projektteam mit Vertretern aller betroffenen Abteilungen. So stellen Sie sicher, dass praxisnahe Anforderungen und unterschiedliche Perspektiven frühzeitig berücksichtigt werden – und das DMS später optimal im Arbeitsalltag funktioniert.
Schritt 5: Implementierung des DMS
Jetzt wird es Zeit, die Planung in die Praxis zu überführen: In der Implementierungsphase wird das DMS technisch eingerichtet und Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag integriert. Zunächst erfolgt die grundlegende Konfiguration des Systems – dazu gehören zum Beispiel das Anlegen von Benutzerrechten, die Strukturierung von Ordnern und die Einrichtung zentraler Workflows.
Ein wichtiger Meilenstein ist auch die Datenmigration: Hier gilt es, bestehende Akten und Dokumente aus Altsystemen zu digitalisieren und sauber ins neue DMS zu überführen. Damit im laufenden Betrieb alles reibungslos funktioniert, sollten Sie genau definieren, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten, freigeben oder löschen darf. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung in dieser Phase legt den Grundstein für eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung.
Achtung Stolperstein: unstrukturierte Datenmigration
Diese führt schnell zu Inkonsistenzen und Problemen im neuen System. Setzen Sie besser auf ein schrittweises Migrationskonzept mit ausgewählten Pilotgruppen. So können Sie Fehlerquellen frühzeitig identifizieren und beheben, bevor das System flächendeckend ausgerollt wird.
Schritt 6: Schulung und Change-Management
Damit das neue Dokumentenmanagementsystem sein volles Potenzial entfalten kann, ist es entscheidend, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen und umfassend zu schulen. Planen Sie gezielte Workshops für verschiedene Abteilungen, um auf die individuellen Anforderungen und Fragen der Teams einzugehen.
Kommunizieren Sie dabei die konkreten Vorteile des DMS, wie zum Beispiel die erhebliche Zeitersparnis bei der Dokumentensuche, eine verbesserte Zusammenarbeit und den reduzierten Papierverbrauch. Gleichzeitig sollten Sie frühzeitig Support- und Feedbackkanäle einrichten – etwa eine zentrale Anlaufstelle für Fragen oder Probleme. So fühlt sich Ihre Belegschaft gut betreut und kann etwaige Unsicherheiten schnell und unkompliziert klären.
Achtung Stolperstein: Angst vor Veränderung
Sei es Unsicherheit, Gewohnheit oder Angst vor Veränderungen. Nehmen Sie Einwände seitens Ihrer Belegschaft ernst und begegnen Sie Mitarbeitenden mit Empathie. Bieten Sie praxisnahe, leicht verständliche Schulungen an und sorgen Sie für eine kontinuierliche Support-Struktur.
Schritt 7: Testphase und Qualitätssicherung
Bevor das neue DMS offiziell im gesamten Unternehmen ausgerollt wird, ist eine umfassende Testphase unerlässlich. Führen Sie zunächst systematische Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Workflows, Benutzerrechte und Funktionalitäten wie geplant funktionieren. So können technische Fehler oder Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden.
Im nächsten Schritt empfiehlt sich eine Pilotphase, in der ausgewählte Nutzer – zum Beispiel eine bestimmte Abteilung – das System im Arbeitsalltag testen und wertvolles Feedback liefern. Nutzen Sie diese Rückmeldungen, um gezielte Anpassungen vorzunehmen, etwa die Benutzeroberfläche zu verbessern oder Workflows weiter zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass das DMS zum offiziellen Start optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten ist und reibungslos eingesetzt werden kann.
Achtung Stolperstein: oberflächliche Tests, zu wenige Nutzergruppen
Dadurch bleiben Fehler, Schwachstellen oder Akzeptanzprobleme unentdeckt und treten erst nach dem Rollout im Echtbetrieb auf – was zu Störungen und Frustration führen kann. Erstellen Sie strukturierte Testpläne, die alle wichtigen Funktionen, Berechtigungen und Workflows abdecken. Nehmen Sie sich im Anschluss die Zeit, das erhaltene Feedback systematisch auszuwerten und notwendige Anpassungen vor dem endgültigen Rollout umzusetzen.
Schritt 8: Rollout und Integration in den Regelbetrieb
Mit dem Rollout beginnt die offizielle Einführung des DMS im gesamten Unternehmen. Empfehlenswert ist dabei ein schrittweises Vorgehen: Starten Sie beispielsweise mit den zentralen Abteilungen und erweitern Sie die Einführung anschließend. So lassen sich eventuelle Herausforderungen frühzeitig erkennen und gezielt adressieren.
Achtung Stolperstein: abrupter Rollout ohne ausreichende Begleitung
Oft werden alle Abteilungen zeitgleich umgestellt, ohne dass genügend Support, Schulungen oder Anpassungsmöglichkeiten vorhanden sind. Setzen Sie daher auf einen gestaffelten, gut begleiteten Rollout. So stellen Sie sicher, dass jede Abteilung ausreichend Zeit zur Umstellung und Einarbeitung bekommt. Überwachen Sie die Nutzung und Performance des Systems aktiv und reagieren Sie flexibel auf Verbesserungsvorschläge oder Probleme.
Schritt 9: Kontinuierliche Optimierung
Die Einführung eines DMS ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Damit das System dauerhaft effizient bleibt und optimal zum Unternehmenserfolg beiträgt, sollten Sie es regelmäßig evaluieren und an neue Anforderungen anpassen. Prüfen Sie beispielsweise, ob gesetzliche Rahmenbedingungen oder technische Updates Anpassungen erforderlich machen.
Auch die Erweiterung um neue Funktionen – wie die Automatisierung zusätzlicher Workflows mithilfe von KI – kann den Nutzen des DMS weiter steigern.
Vergessen Sie zudem nicht, fortlaufende Schulungen und Support-Angebote bereitzustellen, damit auch neue Mitarbeitende schnell mit dem System vertraut sind und bestehende Nutzer immer auf dem aktuellen Stand bleiben.
Achtung Stolperstein: fehlende Überprüfung der tatsächlichen Systemnutzung
Etablieren Sie feste Feedback-Runden mit sogenannten Key-Usern – idealerweise monatlich. So erhalten Sie frühzeitig Rückmeldungen aus der Praxis, können Optimierungspotenziale identifizieren und das DMS kontinuierlich weiterentwickeln. Das sichert langfristig eine hohe Akzeptanz und maximale Effizienz.
Fazit
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile – von mehr Effizienz über verbesserte Zusammenarbeit bis hin zu höherer Transparenz. Damit die Einführung gelingt und Sie das volle Potenzial ausschöpfen, ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein, um Akzeptanz und Motivation zu fördern. Denken Sie daran: Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements ist kein einmaliges Projekt. Regelmäßige Anpassungen und Weiterentwicklungen sind entscheidend, damit Ihr DMS auch langfristig optimal zu Ihren Anforderungen passt und Ihr Unternehmen nachhaltig unterstützt.
