Der Mensch im Mittelpunkt

Rettungshunde DRKOb Abrechnungen für Rettungs-, Pflege- oder Fahrdienst, für Essen auf Rädern oder Hausnotruf, Zuwendungsbestätigungen, Buchungsjournale oder Kontenblätter – jährlich müssen beim Ulmer Wohlfahrtsverband Deutsche Rote Kreuz rund 65.000 Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Bis zum Herbst 2012 wurden die Belege in Leitzordnern gesammelt und in den Büros der Sachbearbeiter aufbewahrt, ältere Jahrgänge in feuerfesten Schränken im Keller archiviert. Allerdings wurde zuletzt der Stauraum bereits knapp: Der Kreisverband hat in den letzten fünf Jahren sein Umsatzvolumen fast verdoppelt, das Belegaufkommen im kaufmännischen Bereich hat sich entsprechend vervielfacht.

Seit Oktober 2012 ist DocuWare im Einsatz. Das System wurde problemlos in die bestehende Systemlandschaft integriert, alle mit den führenden Anwendungen erzeugten Dokumente werden direkt elektronisch archiviert und Berechtigte können aus ihrer gewohnten Oberfläche heraus darauf zugreifen. Derzeit wird der nächste Schritt des DMS-Projekts umgesetzt: Künftig werden alle sämtliche Eingangsrechnungen bereits beim Posteingang zentral gescannt, vom Intelligent Indexing Service verschlagwortet und dem Eingangsrechnungsprozess zugeführt.

Lesen Sie den vollständigen Artikel in der Oktober/November-Ausgabe vom CHEFBÜRO.

 

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