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Akten digitalisieren – ein Leitfaden

Zeit, Platz und Papier sparen – die wirtschaftlichen Vorteile digitaler Dokumentenmanangement-Systeme (DMS) liegen auf der Hand. Sie wurden auf unserem Blog bereits vielfach beschrieben, ebenso wie ihre qualitativen Vorteile: Revisionssicherheit, Compliance oder Ease of Use.

Klar ist: Das Digitalisieren von Akten spart vor allem viel Zeit und hilft Fehler zu vermeiden. Denn die richtigen Informationen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Die nachhaltige Ersparnis dieser digitalen Archivierung macht sich sehr schnell bemerkbar. Weniger Papier wird verbraucht, benötigte Büro- und Lagerfläche sowie Druck- und Portokosten sinken.

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Das gilt vor allem für die Unternehmen, die sich ihres „physischen Dokumentenarchivs“ in Form von Aktenschränken, Postkörbchen, Hängeregistern und Karteikarten entledigt haben. Sie können dann auch auf Dienstleistungen wie externe Archive, Kurierfahrten und Lieferkosten, Mikrofiche- und Filmerstellung usw. verzichten. Doch dieser große Vorteil hat einen Preis. Nämlich in Form der Kosten für die Digitalisierung des Bestandsarchivs, die durchaus zeitaufwendig sein kann.

Dennoch streben deutsche Unternehmen mit Macht das Ende der Zettelwirtschaft an, wie jetzt auch der Bitkom Digital Office Index 2020 deutlich macht. Doch im Mittelstand ist das digitale Büro oft noch eine Wunschvorstellung. Auch die Sachbearbeiter in Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten. Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer Unternehmen oder Behörde, desto größer in der Regel das vorhandene Dokumentvolumen. Damit steigt auch die Komplexität der Organisationsstrukturen sowie die Formalisierung der Abläufe. Das erhöht das Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz im Vergleich zu kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben.

Aktien digitalisieren – aber wie?

Um den Umzug in ein papierloses Büro möglichst kostensparend und reibungslos zu gestalten, ist eine sorgfältige Vorbereitung auf die Digitalisierung gefragt. Und zwar mit Blick auf die notwendige neue Organisation und die zu digitalisierenden Papierdokumente. Für Letzteres sind drei Punkte entscheidend:

  1. Bestandsaufnahme dessen, was aus dem Papierarchiv überhaupt digitalisiert werden muss. Damit lässt sich die konkrete Menge der Dokumente ermitteln, die eingescannt werden müssen. Dies hilft, den Umfang des Projekts zu definieren – und damit sowohl die Zeit, die für die Digitalisierung der Akten benötigt wird, als auch die Investitionen zu planen.
  2. Organisation der zu digitalisierenden Dokumente. Werden die Papierdokumente gescannt, müssen digitale Kopien noch benannt und dann organisiert abgespeichert werden. Somit sind sie schnell wieder auffindbar. Die Frage ist, ob das digitale Ablagesystem das Papierarchiv 1:1 abbildet – oder ob es Optimierungsbedarf bei der Ablagestruktur gibt.
  3. Unnötige Dokumente eliminieren, bevor die Digitalisierung beginnt. Dies spart beim Scannen viel Zeit und Geld. Folglich muss im Unternehmen unmissverständlich klar gemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Nur dann werden Berge von Akten und Unterlagen nicht länger „sicherheitshalber“ behalten, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – erhält sein „Verfallsdatum“, an dem die Unterlagen darin vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein. Denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Akten digitalisieren – make or buy?

Danach steht die Entscheidung an, ob die Digitalisierung des Papierarchivs in Eigenregie oder durch einen Dienstleister erfolgen soll. Meistens empfiehlt sich der Service, vor allem dann, wenn es sich um eine Einmalaktion handelt. Denn dafür sind nicht nur viel Know-how und Arbeitszeit gefragt, sondern unter Umständen auch zusätzliche Scanner. Die bieten in puncto Performance und Papier-Handling mehr als die ohnehin für die Eingangspost genutzten Geräte.

Erfolgt die Digitalisierung des Archivs aber Schritt für Schritt, kann es durchaus sinnvoll sein, zum Beispiel die mit dem Scannen der aktuellen Eingangspost befasste Hauspost-Abteilung damit zu beauftragen. Folgende Fragen sind in jedem Fall vor der technischen Umsetzung zu klären:

  1. In welcher Auflösung sind die Dokumente zu scannen? Reichen 72 dpi Bildschirmauflösung oder sollen die Dokumente reprofähig bleiben? Hier ist vermutlich die Bildung von Teilmengen sinnvoll. Denn je höher die Auflösung, desto länger dauert der Scan-Vorgang und desto größer ist anschließend der Speicherplatzbedarf. Die Auflösung ist am besten so zu wählen, dass die kleinsten relevanten Details klar zu sehen sind, wenn die Datei auf ein Viertel der Ausgangsgröße verkleinert wird. Grundsätzlich wird eine Auflösung von 300dpi empfohlen. In der Regel ist eine Farbtiefe von 8 Bit pro Kanal, d. h. 24 Bit, ausreichend.
  2. In welchem Format wollen Sie Ihre Akten digitalisieren? Reichen JPEG- oder PNG-Formate, oder ist ein speicherintensives TIFF erforderlich? Oder wird das digitalisierte Dokument als PDF abgespeichert? Eventuell sogar nach einer Texterkennung mit entsprechender Capturing-Software?
  3. Welche Metadaten müssen bei der Digitalisierung erfasst werden, zum Beispiel für die Indexierung? Gute Metadaten erleichtern später das Wiederauffinden. Dank künstlicher Intelligenz erkennt ein modernes DMS die wichtigen Informationen eines Dokuments und macht sie zu hochstrukturierten, verwertbaren Indexbegriffen. Die Import-Konfiguration legt fest, welche Indexeinträge vergeben werden. Egal ob feste oder dynamische Werte oder Texte aus dem gescannten Dokument.
  4. Welche Speichermedien kommen zum Einsatz – Flash, Disk oder Tape? Je schneller das Medium, desto performanter. Doch damit steigen auch die Kosten fürs Digitalisieren der Akten. Ist das digitale Archiv sehr umfangreich oder wird auf die Dokumente nur ausnahmsweise zugegriffen, kann auch der kostensparende Einsatz von Magnetband sinnvoll sein. Wer sich nicht so sehr um die Speichertechnik kümmern kann oder will, sollte ein DMS aus der Cloud in Betracht ziehen.

Die Kosten für den Scan einer Akte

Die Kosten für den Scan einer Akte variieren stark – nicht nur nach gewünschter Auflösung und Farbtiefe, sondern auch nach Belegart, Dokumenten-Typ und -Menge sowie Aktenqualität. Ältere Ordner, die noch Thermopapier enthalten, befinden sich oft in schlechtem Zustand. Die Belege müssen aufwendig hergerichtet werden. Um Belege nicht noch weiter zu beschädigen, muss auch der Einzug der Belege am Scanner teilweise erheblich sensibler eingestellt werden.

Bei der Digitalisierung der Akten kann daher ein modernes DMS helfen, zumal wenn es alle technischen Optionen für die elektronische Archivierung offenhält. DocuWare beispielsweise scannt und indexiert Papierdokumente, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind – und steuert für die Scans auch Auflösung, Kontrast und Ausrichtung.

Dabei lassen sich die Vorteile aller Scanner-Typen effektiv nutzen, werden doch die Scans sicher und auf Wunsch vollautomatisch importiert. Scanner können Multifunktionsgeräte (MFP) mit Netzwerkanschluss sein, die von verschiedenen Abteilungen gemeinsam genutzt werden. Gescannte Dokumente gelangen dann über einen vom DMS überwachten Ordner und den passenden Import-Job zum zuständigen Mitarbeiter oder ins Archiv. Im Briefkorb lassen sich die Dokumente vor der Archivierung noch digital bearbeiten, „heften“ oder „klammern“; im Archiv können sie unverzüglich einen Workflow anstoßen.

Einzelne Dokumente digitalisieren

Mit Desktop-Scannern lassen sich auf dem Schreibtisch gelegentlich einzelne Dokumente erfassen, wobei eine Scan-App den Scanvorgang steuern kann, um bei Bedarf z.B. Auflösung und Kontrast anzupassen. Die Scans gelangen dann direkt in die Briefkörbe der zuständigen Mitarbeiter oder ins gewünschte Archiv. Auch Hochgeschwindigkeitsscanner können zum Einsatz kommen. Diese kostspieligen Geräte lesen täglich riesige Papierstapel in kürzester Zeit ein – zum Beispiel in Poststellen oder bei Scan- und Archivdienstleistern. Auch hier werden vom DMS alle Dokumente automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt und in das richtige Archiv einsortiert.

Möchten Sie einzelne Akten oder Dokumente digitalisieren, kann aber auch das Smartphone gute Dienste leisten. So lassen sich zum Beispiel auf Dienstreisen Spesenbelege oder Tankquittungen schnell fotografieren. Die mobile App PaperScan schneidet die Scans bei Bedarf zu und lädt sie in das DMS hoch. Belege und Quittungen gelangen dann direkt zur Finanzabteilung und werden schnell erstattet.

Mengenrabatte ab 500 Akten durchaus üblich

Das Vorbereiten der Belege für den Scanvorgang ist in jedem Fall der aufwendigste Arbeitsschritt beim Digitalisieren von Akten und hat somit den größten Anteil am Preis. Wenn sehr viel getackert und geklammert wurde, viele kleine Belege enthalten sind, oder auch viele unterschiedliche Formate, kann eine Aufbereitung zwischen 10 bis 50 Minuten pro Akte dauern. Pro Minute sind Preise um 0,30 € gang und gäbe.

Auch der Umfang der zu digitalisierenden Aktenmenge ist ausschlaggebend für den Preis eines Scandienstleisters. Ab 500 bis 1.000 zu digitalisierenden Akten können Sie erste Mengenrabatte erwarten. Sind es mehr, kann der Preis schon erheblich sinken. Bezahlt wird für folgende Arbeitsschritte:

  • Belegabholung
  • Zwischenlagerung und Abfragen
  • Belegvorbereitung
  • Scan
  • (Meta)Datenerfassung
  • Archivierung/Speicherung
  • Datenübergabe (z.B. per DVD, Festplatte oder Download)
  • Aktenvernichtung oder Rücklieferung der Unterlagen

Im letzten Arbeitsschritt werden die Daten für die endgültige Dokumentenarchivierung bereitgestellt. Dabei erzeugen die Scan- bzw. Archivierungsdienstleister entweder PDF-Dateien in einer Verzeichnisstruktur, wobei die Datei- und Verzeichnisnamen die erfassten Suchbegriffe enthalten. Oder es werden fertige Importformate zur automatisierten Übernahme in das DMS erzeugt. Insgesamt kann sich der Preis für das Digitalisieren einer Akte schnell auf 15 bis 20 Euro summieren. Der Preis für den Scan gebundener Urkunden und Verträge liegt entsprechend höher, da hier kein automatischer Scanvorgang möglich ist.

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Fotoquelle Titelbild: © faithie, stock.adobe.com

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