Wichtige Dokumente stapeln sich auf dem Schreibtisch, die gesuchte Akte ist im Archiv, der Bildschirm ist mit Post-its bestückt und zahlreiche Notizzettel dienen als Gedächtnisstütze für die wichtigsten To-dos. Genau diesem Papier-Chaos soll das papierlose Büro entgegenwirken. Es soll nicht nur Effizienz und Ordnung bringen, sondern zugleich Ressourcen sparen und Nerven schonen.
Ein zentraler Baustein des papierlosen Büros ist die digitale Akten-Archivierung. Sie ist so wichtig, weil bestimmte Unterlagen aufgrund gesetzlicher Vorschriften, zur Dokumentation von Kauf- und Lieferverträgen oder wegen Haftungs- bzw. Versicherungsfragen zwingend revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
Revisionssicherheit als entscheidende Voraussetzung für die Archivierung
Erfolgt die Akten-Archivierung digital, kommen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zum Tragen, die seit Anfang 2017 gelten. Demnach sind aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen zwingend wie folgt zu speichern: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus.
Revisionssicherheit gilt als Grundvoraussetzung für die Verarbeitung und Ablage digitaler Korrespondenz. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen dienen ja als juristisch belastbarer Beleg dafür, dass ein Kunde die gewünschte Ware pünktlich erhalten und auch den korrekten Betrag dafür bezahlt hat. Diese Belege verlangt der Gesetzgeber, z.B. aus steuerlichen oder handelsrechtlichen Gründen. Revisionssichere Dokumentenverarbeitung ist wichtig, weil nur so bei etwaigen Streitigkeiten gerichtsfeste Nachweise vorhanden sind.
Welche Akten sind wie zu archivieren?
Welche Dokumente aber revisionssicher aufzubewahren sind, ist je nach Abteilung verschieden. Das können Personalakten sein, aber auch Lizenzverträge mit Lieferanten oder Abkommen über die Nutzung von Marken oder Patenten in der Verkaufsabteilung. Welche Informationen und Dokumente die Buchhalter in Deutschland aufbewahren müssen, ist hingegen gesetzlich bis ins kleinste Detail festgelegt. Die Hauptrolle spielen hierbei das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bzw. Führung der Handelsbücher), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) die bereits erwähnten GoBD und auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Aus diesen Gründen werden wichtige Unterlagen archiviert – früher ganz klassisch auf Papier in Form von Akten im Schrank oder im Keller, heute digital mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Umstellung ist mit Arbeitsaufwand verbunden, denn sämtliche Dokumente müssen gescannt und digitalisiert werden. Der Vorteil: Das kann sukzessive nach und nach erfolgen.
Dabei sind Aufbewahrungsfristen zu beachten. Bestimmte Personalunterlagen dürfen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht länger aufbewahrt werden. Steuerlich relevante Dokumente dagegen sollten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, um bei einer etwaigen Steuerprüfung keine unnötigen Stolpersteine zu hinterlassen.
Was sind die Nachteile digitaler Akten-Archivierung?
Die Anschaffung der erforderlichen Hard- und Software ist nur ein relevanter Aufwand. Es gibt beim Aufbau einer digitalen Akten-Archivierung noch einiges mehr zu beachten. So muss zum Beispiel eine systematische Ablagestruktur entwickelt werden. Außerdem sollten die Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit den elektronischen Akten gründlich geschult werden, damit die Ordnung im Trubel des Arbeitsalltags nicht verloren geht. Last but not least gilt es, die Arbeitsprozesse für ein papierloses Büro anzupassen. All das erfordert vor allem auch die Akzeptanz und das Mitdenken der Belegschaft.
Hier gilt es auch, einen wichtigen naturgegebenen Nachteil der digitalen Archivierung zu berücksichtigen: Bei der Arbeit damit ist man stets auf technische Hilfsmittel angewiesen. Fällt der Strom aus, sollte der Rechner „abstürzen“, der Archivspeicher crashen oder man unterwegs plötzlich offline sein, so gibt es kaum eine Ausweichmöglichkeit, während man mit Bleistift und Papier einfach weiterarbeiten könnte. Dieses Manko gilt es, durch entsprechende Hochverfügbarkeits- und Backup-Maßnahmen abzumildern, soweit es das Budget zulässt.
Ansatzpunkte für ein papierloses Büro sind gegeben, wenn die Regale, Ordner und Archive aus allen Nähten platzen und sehr viel Zeit mit der Recherche nach Dokumenten vertan wird. Außerdem bietet sich ein papierloses Büro natürlich an, wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat.
Mischformen analoger und digitaler Akten-Archivierung sind manchmal eine echte Alternative, um die Einführungskosten wirksam zu senken. Dann werden alle eintreffenden und ausgehenden Dokumente digitalisiert, während das Papierarchiv im Keller unangetastet analog bleibt. Diese Mischform bietet sich insbesondere dann an, wenn auf Altakten nur selten zugegriffen wird. Nach und nach kann das Papierarchiv dann aufgelöst werden.
Kostenfaktor Papierarchiv
Dieses Vorgehen spart Kosten, denn das preiswerteste an einem Papierarchiv ist das Abheften; alles andere ist mittlerweile kostspielig. Als reine Ablage ist es mit Blick auf die Anschaffungskosten unschlagbar. Aber wie es so schön heißt: „Ein Griff und die ganze Sucherei geht los!“ Das Finden der Dokumente im Papierarchiv wird sehr schnell sehr zeit- und damit kostenintensiv. Der Aufwand wächst mit der Größe des Archivs überproportional an. Außerdem können Dokumente „verloren“ gehen, falls sie zum Beispiel nicht im „richtigen“ Ordner abgeheftet werden; sie müssen dann aufwendig gesucht werden oder sind schlimmstenfalls für immer verschollen.
Mit Blick auf die Kosten stechen beim Papierarchiv sowohl der Raum für das Archiv als auch die Lohnkosten der Sachbearbeiter hervor. Wer pro Tag nur fünf Minuten für die Pflege der Ablage benötigt, hat am Jahresende mehr als zwei volle Arbeitstage in diese Tätigkeit investiert. Bei 15 Minuten pro Tag für Lochen und Abheften ist der Zeitaufwand schon auf mehr als eine Woche im Jahr angewachsen. Der Zeitaufwand der Suche ist mit Sicherheit wesentlich höher.
Ökologisch sinnvoll und nachhaltig ist ein Papierarchiv sicherlich nicht. Es werden oft viele Papierkopien erstellt. Und aus Platzmangel oder Sicherheitsgründen ist die Auslagerung der Akten oftmals nötig, erschwert aber den Zugriff deutlich und verhindert die zeitnahe Bearbeitung. Überdies ist der Zugriff auf ein Dokument oder sogar eine gesamte Akte für verschiedene Mitarbeiter nicht zeitgleich möglich.
Vorteile digitaler Akten-Archivierung überwiegen klar
Im Umkehrschluss sind all das Vorteile für die digitale Akten-Archivierung. Sie schont die Umwelt, spart Platz, macht sämtliche Informationen zu jeder Zeit und für alle berechtigten Mitarbeiter an jedem Ort verfügbar, spart Kosten für Drucker, Bürobedarf und Porto und hilft letztlich auch Ordnung zu halten und strukturiert zu arbeiten. Die Suchfunktion erübrigt ermüdendes Ordnerwälzen und spart somit viel Zeit. Der Informationsaustausch ist schnell, lückenlos und modern. Und: Mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Löschfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden.
Erfolgt die Dokumentenarchivierung in der Cloud, kommen zusätzlich weitere Vorteile hinzu: Mehr Sicherheit beim Schutz der Dokumente und Daten, weil diese nicht mehr im eigenen Unternehmen gespeichert sind, sondern im modernen Rechenzentrum eines Providers. Das verspricht dann auch eine dynamische und flexible Skalierbarkeit für Teams unterschiedlichster Art und Größe und vor allem auch höchstmögliche Verfügbarkeit, die eine Geschäftskontinuität zu jeder Zeit sicherstellt. Und was gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein unschlagbares Argument für eine Cloud-basierte Lösung ist, sind die geringen Anfangsinvestitionen.
Die digitale Akten-Archivierung spart also nicht nur Papier und Platz, sondern auch Zeit (durch wegfallende Eingaben und schnelleres Wiederfinden von Informationen), bares Geld (etwa durch Skonti und weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung) und viel Stress (durch Rechtssicherheit). Wie DocuWare ermittelt hat, sind bei elektronischer Archivierung 95 % weniger Dateneingaben notwendig – und das ist erst der Anfang. Denn mehr Schnelligkeit und Präzision im gesamten Prozess eröffnen auch einen großen Spielraum für Optimierung und Effizienzsteigerung.
Hemmnisse aus dem Weg räumen
Auch wenn Investitionsbedarf, Sicherheitsbedenken und fehlende Qualifikation nach wie vor die größten Hemmnisse des digitalen Wandels darstellen, machen sich die nötigen Investitionen in digitale Akten-Archivierung schnell bezahlt. Das bestätigt auch der „Bitkom Digital Office Index 2020“. Demnach überwiegen die positiven Auswirkungen digitaler Lösungen zur Verwaltung von geschäftsrelevanten Dokumenten im Unternehmen ganz klar alle befürchteten Nachteile.
Die Performance der internen Büro- und Verwaltungsprozesse ist laut Bitkom meistens ebenso viel besser wie die Automatisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse, die Erfüllung von Compliance-Richtlinien, die Kundenzufriedenheit oder Performance der Büro- und Verwaltungsprozesse mit Externen. Oft sogar wesentlich besser. Eher zwiespältig sind demnach in der Praxis nur die Erfahrungen mit der Transparenz von Büro- und Verwaltungsprozesse, der Datensicherheit, der Höhe der Verwaltungskosten und der Mitarbeiterzufriedenheit.
Daher erfüllt die digitale Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Inhalte weitestgehend die Erwartungen. Am besten ist die Bilanz hinsichtlich der Kundenzufriedenheit sowie der internen Performance von Büro- und Verwaltungsprozessen. Darüber hinaus geben fast zwei Drittel der DMS-Nutzer (65 Prozent) an, dass die Automatisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von DMS-Lösungen zugenommen hat. Die vielen positiven Erfahrungen dürften selbst große Skeptiker überzeugen, denn richtig implementiert führt an digitaler Akten-Archivierung heute kein Weg mehr vorbei.
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